1.1.7. Az iratok, bizonylatok rendelkezésre bocsátása
Az ellenőrzést az adóhatóság az adó, a költségvetési támogatás alapjának, összegének megállapításához szükséges iratok, bizonylatok, könyvek, nyilvántartások - ideértve az elektronikus úton tárolt adatokat is -, számítások és egyéb tények, adatok, körülmények megvizsgálásával folytatja le. [95. § (1) bek.]
Amennyiben az ellenőrzés lefolytatásához szükséges számla (egyszerűsített számla), illetőleg bizonylat idegen nyelven áll rendelkezésre, és az adójogi tényállás tisztázása másként nem lehetséges, az adózó köteles felhívásra annak hiteles magyar nyelvű fordítását az adóhatóság részére átadni. A felhívástól a kötelezettség teljesítéséig eltelt időtartamot az ellenőrzés határidejének számításánál figyelmen kívül kell hagyni. [95. § (2) bek.]
Az adózó köteles az iratokat és az adózással összefüggő, elektronikus adathordozón tárolt adatokat felhívásra az adóhatóság által közzétett formátumban rendelkezésre bocsátani. Az adóhatóság a hivatalos lapjában a megváltozását megelőzően legalább 30 nappal megelőzően közzéteszi azt az adatformátumot, amelyben az adóalany az ellenőrzés során az elektronikus adathordozón tárolt adatokat rendelkezésre bocsátja.
Az adatformátumot az adóhatóság az internetes honlapján folyamatosan közzéteszi.[95. § (3) bek., 175. § (14) bek.]
Az adózó köteles az ellenőrzéshez szükséges tények, körülmények, egyéb feltételek megismerését biztosítani. Az adózó együttműködési kötelezettsége az ellenőrzés során kiterjed az alkalmazottjára is (pl. könyvelő, próbavásárlásnál az eladó), mivel az ellenőrzéshez szükséges felvilágosítást az adózó mellett az alkalmazottnak is meg kell adnia.[ 95. § (3) bek.]
Iratok pótlása, rendezése, javítása
Ha az adózó iratai hiányosak vagy rendezetlenek, illetve nyilvántartásai pontatlanok vagy hiányosak és így az adókötelezettség megállapítására alkalmatlanok, az adóhatóság megfelelő határidő tűzésével engedélyezi, hogy az adózó iratait, nyilvántartásait a jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően rendezze, pótolja, illetőleg javítsa.
Ha az ellenőrzés során az adóhatóság az iratok rendezetlenségét, stb. és ezáltal az ellenőrzésre való alkalmatlanságát észleli, akkor hivatalból is engedélyezheti a rendezést, pótlást, javítást.
Az engedélyezésről az adóhatóság végzésben dönt. Az iratok rendezésére biztosított határidő az ellenőrzés határidejébe nem számít bele. [95. § (4) bek.]
Iratok bevonása
Az iratokat az adóhatóság kétféle módon vonhatja be.
Egyrészt abban az esetben, ha az adóhatóság mellőzte az adózó előzetes értesítését, mert fennállt a veszélye a bizonylatok, stb. megsemmisítésének, vagy az üzleti tevékenység körülményeinek megváltoztatásának. Ekkor a helyszínen talált körülményeket az adóhatóság jegyzőkönyvben rögzíti, illetve a bizonylatokat, könyveket, nyilvántartásokat és egyéb iratokat átvételi elismervény ellenében, szükség szerint másolat hátrahagyásával bevonja. Az átvételi elismervényen a bevont iratokat az azonosításukra alkalmas módon tüntetni fel. [96. § (1), (2) bek.]
Az iratok a hivatali helyiségben történő tanulmányozás végett más esetben is bevonhatók. Így pl. ha nem a helyszínen, hanem az adóhatóság hivatalos helyiségében történik a vizsgálat, úgy az adózónak az összes szükséges bizonylatot, nyilvántartást az adóellenőrök részére át kell adni. Ilyen esetekben azonban az iratok 60 napon túl csak az adóhatóság vezetőjének engedélyével és az adózó egyidejű értesítésével tarthatók az adóhatóságnál. [96. § (3) bek.]
